Procès verbal et compte rendu de la 1ere REUNION DU CA de l’APEL DE L’ECOLE SU SACRE CŒUR – CATHERINE LABOURE

Procès verbal et compte rendu de la 1ere REUNION DU CA de l’APEL DE L’ECOLE SU SACRE CŒUR – CATHERINE LABOURE

Présents :
Administrateurs élus : Corinne Copin, Sophie Degoul, Typhaine Hamon, Jean-Yves Lafon, Christophe Le Bris, Maria Lefranc, Fabien Lemoine
Autres membres de l’Apel : Laurence Liang, Ex-Membre : Isabelle Régaud, trésorière 2012-2013
Mlle Meurisse, directrice de l’école
Excusés :
Administrateurs élus : Natacha Foucault (pouvoir donné à Corinne Copin), Nadia Angers-Diebold (pouvoir donné à Fabien Lemoine)

Ordre du jourElection du bureau, rappel des statuts, nouveau vote des statuts le 18.10.2013, réunion de Secteur du 3.10 à St Marcel, organisation du marché de Noël  (Sapins, idées stands, pot, animation école / parents, cadeaux enfants ou non, stand photo Père Noël, répartition participation parents par classe ou appel aux volontaires), Cafés dans les classes  pour Noël et cadeaux aux maîtresses, organisation des Commissions  (cantine, sorties scolaires, activités du midi et rythmes scolaires (anglais)), accueil des nouveaux parents.

1 – ELECTION DU CONSEIL D’ADMINISTRATION ET DU  BUREAU

A l’issue de la réunion de l’Assemblée Générale Ordinaire de l’APEL du Sacré-Cœur – Catherine Labouré, ont été élus au Conseil d’Administration :
Fabien Lemoine    Corinne Copin         Jean-Yves Lafon
Typhaine Hamon    Sophie Degoul         Natacha Foucault
Nadia Angers-Diebold     Christophe Le Bris    Maria Lefranc

Le Conseil d’Administration s’est réuni le 1er Octobre et a élu le Bureau dont la composition est la suivante :
Président            Fabien Lemoine
Vice-Présidents     Sophie Degoul (école) et Maria Lefranc (lycée)
Trésorier        Corinne Copin
Secrétaire        Christophe Le Bris

2- ADOPTION DES NOUVEAUX STATUTS DE L’APEL DU SACRE-CŒUR CATHERINE LABOURE

Le quorum de ¼ des inscrits n’a pas été atteint lors de l’AGE du 28 septembre (malgré accord à l’unanimité des 142 votes reçus directement ou par procuration). Nous devons donc procéder à un nouveau vote le vendredi 18 octobre. 3 tables de vote seront installées aux entrées le matin (vérifier si besoin d’en mettre une au lycée). Une Convocation à l’Assemblée Générale Extraordinaire du vendredi 18 octobre 2013 à 8h15 à l’école du Sacré-Cœur a été envoyée au parent le 3 octobre.  Cette fois, pas de quorum minimum. Une fois le PV rédigé, il faudra déposer les statuts en préfecture et à l’APEL Paris.
Les statuts sont disponibles sur le site internet  https://www.apel-sacre-coeur.fr/2013/09/23/statuts-lassociation-parents-deleves-lenseignement-libre-lecole-du-sacre-coeur-du-lycee-catherine-laboure/

3 – ORGANISATION DU MARCHE DE NOEL

Le marché aura lieu le 14 décembre à partir de 10h (en même temps que la vente d’objets tibétains par les professeurs du lycée organisée dans la cantine).
Les stands des enseignants (où sont vendus les objets fabriqués par les enfants en faveur d’une œuvre de charité) et de l’APEL seront installés dans le gymnase.

Le stand café, chocolat, gâteaux, vin chaud, sera installé dans la cantine des maternelles pour des raisons de sécurité mais aussi pour plus de convivialité.
Les enfants devraient chanter soit dans le gymnase soit sous le porche dans la cour.

La vente de sapins sera organisée dans la cour : les bons de commande seront envoyés aux parents la semaine avant les vacances de la Toussaint (avec relance par email, via les parents correspondants, la semaine de la rentrée). La dernière limite pour la commande auprès de l’entreprise familiale « La Choltière » (28) est le 18/11/2013 et donc la limite pour les parents sera le 14/11.  Fabien va reprendre le bon de 2012 et le mettre à jour et refaire confirmer au reste du bureau le niveau de marge sur chaque type d’article.
Tous les ans nous commandons 3 sapins offerts par l’APEL à l’école (à confirmer avec la directrice).
La commande nous sera livrée le mardi 10/12 et les sapins seront stockés dans la cour. JY serait d’accord pour réceptionner la commande (notamment vérifier que le compte est bon). Le règlement s’effectue par chèque quelques jours après la livraison.
Il faudra trouver des parents volontaires pour aider l’APEL à tenir le stand (à faire fin novembre début décembre) via mail aux parents correspondants  / ou permanence le matin devant l’école.

Renouvellement des stands : L’APEL perçoit une marge de 10% à 15% sur les ventes des stands extérieurs et évite de prendre des stocks.
Fabien va contacter 1) l’éditeur ABC Melody pour savoir s’il souhaite proposer un stand comme les 2 années précédentes, 2) Mme Bannister, ancienne maman de l’école, qui s’était proposée de vendre des cartes de vœux pour la kermesse et le marché de Noël et 3) Mme Lombardini, Maman qui avait tenu un stand d’objets de déco en 2012.

Vente d’objets personnalisés type torchons, mugs etc. Sophie va contacter Anne-Charlotte qui s’en était occupé les 2 dernières années. Fabien va lui donner les catalogues envoyés à l’APEL.

Vente de jouets priorité à vider les stocks, à mieux cibler car à quelques jours de Noël le stand ne fait pas l’unanimité. Il faudra en rediscuter à la prochaine réunion.

Stand Photo Père Noël : il faut lancer un appel à volontaire pour le rôle de Père Noël.

Une consultation des parents va être lancée la semaine du 7 octobre via les parents correspondants ou les cahiers pour savoir 1) quels types de stands ils souhaitent voir sur le marché et 2) s’ils connaissant des commerçants ou sont eux-mêmes commerçants et souhaitent proposer un stand.
Un caviste ou tout autre professionnel dans le domaine du vin et / ou du champagne serait bienvenu (avec pour principe : l’APEL ne gère pas les stocks et les invendus).
Un cahier des charges doit être établi : biens abordables, dans l’esprit de Noël, priorité aux parents d’élèves.
L’équipe du CA doit préparer ce message + ce « cahier des charges » : qui souhaite se charger de la rédaction du message à soumettre pour validation au bureau avant envoi aux parents ?

Prochaine réunion le 4 ou le 5 novembre au soir pour organiser de manière pratique le marché. A cet stade nous devrons fixer les stands, attribuer les responsabilités de chacun et lancer l’appel aux volontaires. Merci de confirmer quelle date et horaires conviennent le mieux (je comprends plutôt tard en soirée).

4 – ORGANISATION DES COMMISSIONS

Le CA souhaite étendre le modèle réussi de la commission cantine à d’autres commissions (avec à chaque fois un membre élu du CA qui rendra compte au reste du CA et au bureau).

Commission cantine : JY va continuer à piloter la commission cantine avec cette année Béatrice Tallon et éventuellement Estelle Moraud et Patricia Voilland. Une prochaine visite doit être planifiée avec la directrice et le responsable de la cantine. Seront regardés en particulier la qualité, variété, et quantité des plats servis, les questions d’hygiène et d’état général des locaux, les tarifs et cahier des charges.

Commission sorties : va être pilotée par Typhaine. Des mamans de l’école prêtes à organiser des sorties avec et pour les enseignants (les contacter). Un fichier des parents disponibles pour  accompagner leurs classes ou d’autres pourrait être mis en place ainsi qu’un fichier pour les accompagnements piscine.

Commissions activités et rythmes scolaires : va être pilotée par Fabien et Corinne. Elle consiste à tester la satisfaction des parents sur les activités en place (coût, intérêt, etc…), assister à certains cours, voir si d’autres activités peuvent être proposées, évaluer si des subventions APEL (ou extérieures) sont possibles (pour l’anglais notamment), voir si certains parents peuvent animer certaines activités de manière gratuite notamment le midi (ateliers, lecture, pastorale…). L’école préférerait que certaines activités aient lieu le soir après la classe (enfants plus réceptifs) et  voir utiliser le gymnase, inutilisé. Des arts martiaux pourraient être proposés sur les tatamis du gymnase (contacts suggérés ANDS, Judo Club Alésia). A vérifier avec la direction du lycée.

Commission nouveaux parents : proposer un accueil aux nouveaux parents au moment de la rentrée. Un accueil café serait organisé par l’APEL.

Commission best practice : pilotée par Christophe et éventuellement Natacha. But : mettre au point quelques fiches pratiques sur 1) les achats (contacts,  prix et ristournes à demander), 2) calendrier (éléments de rétroplanning), 3) répartition des tâches, 4) modèles etc. Il faut trouer un 3e volontaire.

Commission Lycée : Fabien et Maria doivent rencontrer Mme Pichonnat directrice du lycée pour savoir comment animer la relation avec les parents du lycée.

5 – DIVERS

Café dans les classes et cadeaux de Noël : à éviter si possible et à réserver à la fin d’année en accord avec la direction.

Réunion de l’APEL PARIS Secteur Sud Est à l’école ST Marcel le 03/10 : Fabien y assiste avec Mlle Meurisse. L’école va présenter les scénettes préparées avec l’Association Aide aux Victimes qui était intervenue dans l’école sur les questions de harcèlement pour un article dans Familles Educations, le magazine des APEL. Evoquer la question de la certification Anglais de l’école (bulletin APEL  Paris), des principes de vote (1 vote par parent, par famille ou par enfant) et les subventions d’équipements possibles.

Dépenses : dans les prochaines semaines audit des dépenses des années passées, voir quel est le besoin de Fond De Roulement pour l’année + excédent annuel « investissable », définir des enveloppes types pour équipement, subventions etc.
Prochaines réunions : 4 ou 5 /11 le soir pour le marché de Noël puis courant décembre (bureau uniquement peut être) pour étudier les besoins de subvention et équipement de l’école (aire de jeu maternelle, peinture au sol dans la cour).
Animation de la relation avec les parents correspondants (envoi des mails pour les parents via l’adresse dédiée, feedback des parents avant les réunions, organisation d’une réunion annuelle avec un représentant de l’APEL Paris) : Sophie va s’en charger. Fabien lui donnera les codes.

Site web et facebook : JY va continuer à s’en occuper. Donner accès à l’adresse mail à Fabien (+autre personne du bureau) pour les contacts extérieurs (fournisseurs, APEL, OGEC etc.).

Correspondances pour l’APEL :  à faire adresser à l’école, pas chez une personne en particulier

Finance : Fabien et Corinne vont prendre RV avec l’agence Société Générale Denfert (nouveau bureau, nouveaux statuts, accès à distance, nouvelle CB). Le classeur et fichier excel ont été récupérés. La valise est en salle des profs.

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